東都生協の方針・考え方

内部統制システム構築に関する基本方針

 東都生協(以下、「当組合」)は、「産直」「協同」「民主」“いのちとくらしを守るために“を基本理念とし、その具体的な行動目標である『食と農を事業と運動の基軸に』『民主と協同を大切にした組織運営』『社会と環境に責任ある行動』『堅実な経営で理念を実現』『職員の誇りと力量の向上』の個別理念を実現することにより、組合員の信頼と期待に応え、社会的な役割を発揮していきます。

 当組合の理念を実現していくための前提として、適切な内部統制システムを構築することが理事会の重要な責務であると認識し、内部統制による『業務の有効性及び効率性の明確化』『財務報告の信頼性の明確化』『事業活動に関わる法令等の遵守』『資産の保全』の4つの目的を達成するための本基本方針を定め、体制の整備に努めるとともに、継続的な評価と必要な改善の実施により、実効性のある内部統制の推進に努めていきます。

  1. 理事及び執行役員並びに職員の職務の執行が、法令及び定款などに適合することを確保するための体制

    (1)
    理事及び執行役員並びに職員は、法令・定款、諸規定等を遵守し、行動基準にもとづく公正で高い倫理観をもって行動することにより、組合員及び地域社会から信頼される組織風土を構築します。
    (2)
    当組合は、「理事会運営規程」に基づき、理事会を原則月1回、必要に応じて臨時に開催し、総代会決議及び法令・定款等を踏まえ、適正に業務執行の意思決定を行います。
    (3)
    理事は、代表理事並びに常勤理事の職務執行を監督します。また、理事会決議にあたって、理事に十分かつ適切な情報を提供し、理事は経営判断原則に留意して審議、決定に努めます。
    (4)
    代表理事は、「コンプライアンス宣言」並びに「コンプライアンス規程」に基づき、コンプライアンス経営の推進体制構築に努めます。
    (5)
    代表理事は、「内部監査規程」に基づき、被監査部門から独立した内部監査担当を配置して内部監査を実施し、業務の適正性と効率性を検証します。
    (6)
    代表理事は、公益通報者保護法に基づき、当組合及び子会社の役職員(委託、派遣、退職者含む)が利用できるヘルプライン受付窓口を設置し、適切に運用します。
    (7)
    当組合は、「公認会計士監査規程」に基づき、監事による監査の他に当組合と利害関係のない公認会計士の監査を受け、その監査報告書を通常総代会に報告します。
  2. 理事及び執行役員並びに職員の職務執行に関わる情報の保存及び管理に関する体制

    (1)
    当組合は、総代会、理事会、常任理事会の議事録を法令及び規定の定めに従って作成し、適切に保存・管理します。その他法令上管理が求められる法定帳票類等は規定・規則に従って保存・管理します。
    (2)
    当組合は、重要な会議報告書を各会議の規定・規則等の定めに従って保存・管理します。。
    (3)
    当組合は、「情報開示規程」に基づき、事業及び財務の状況に関する情報の開示範囲及び非開示の規準を設け、その適切な管理を行います。
  3. リスクの管理に関する規程その他の体制

    (1)
    当組合は、「リスク管理基本方針」に基づき、全体及び各部署・事業所に関するリスクを特定し、発生の可能性・影響の度合いを評価して、対応すべき重要なリスクを決定します。対応すべき各々のリスクについて責任体制、優先順位、対応方法を明確にし、進捗管理を行います。
    (2)
    当組合において、重大商品事故、大規模災害、新型インフルエンザなどクライシスが発生したときの対応について、「コンプライアンス規程」に基づき、対応マニュアル、事業継続計画を整備します。マニュアルや計画は継続的に改善します。
    (3)
    当組合は、「車両管理並びに安全運転管理規程」に基づき、安全運転を推進します。
    (4)
    当組合は、「個人情報保護方針」並びに「個人情報保護規程」に基づき、取り扱う個人情報を適切に保存・管理します。
  4. 理事の職務執行が効率的に行われることを確保するための体制

    (1)
    当組合は、理事会の円滑な運営並びに理事会の機能を強化するため、常任理事会を設置します。
    (2)
    常任理事会は、「常任理事会規程」に基づき、理事会に提案する議案の事前審査と整理に当たるとともに、理事会の決定を日常業務・活動および運営に具体化し、必要な決議を行います。
    (3)
    当組合は、理事会及び常任理事会の機能を強化し日常業務執行における専務理事の執行を補完するため、常勤役員会議を設置します。
    (4)
    常勤役員会議は、「常勤役員会議内規」に基づき、理事会に付議すべき事項を整理し、理事会決定した方針を具体化するとともに、重要な業務について協議、決定します。
    (5)
    当組合は、必要に応じて理事会に付議すべき事項等について、意見交換及び相互認識を深めるために、理事懇談会を開催します。
    (6)
    当組合は、「業務分掌規程」及び「職務権限規程」に基づき、常勤理事及び執行役員並びに職員の業務分担と職務権限を明確にし、効率的かつ適切な事業執行を行うための業務組織機構を編成します
  5. 子会社における業務の適正を確保するための体制

    (1)
    当組合は、「子会社管理規程」に基づき、子会社の設立、解散、出資、所有株式の譲渡、役員派遣、その他子会社等に対する重要な方針及び事項を理事会に諮り決定します。
    (2)
    当組合の常勤理事及び執行役員が子会社の取締役を兼務し、子会社の業務執行を監督します。
    (3)
    理事会は、子会社の決算報告並びに事業内容の定期的な報告を受け、重要案件については常勤役員会議で事前協議の上、理事会で承認を行なうこととします。
    (4)
    監事が管理上重要だと思われる事項について子会社に報告を求めた場合、これに応じます。
  6. 監事の監査業務の適正化を確保するための体制

    (1)
    当組合は、監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保するために「監事監査規約」に基づき、監事の職務を補助する監事会事務局を置きます。
    (2)
    監事会事務局に任ぜられた職員は、監事の命を受け、監事会の運営に関する事務及び職務を補助します。
    (3)
    代表理事は、監事会事務局担当の理事会からの独立性を確保するため、当該職員の人事に関する事項は特定監事と協議し、監事会の同意を得て行います。
    (4)
    監事は、重要な意思決定の過程及び重要な業務の執行状況を把握し、実効性のある監査意見を形成するため、理事会に出席するとともに、理事会以外の重要な会議にも必要に応じて出席し、必要な意見を述べることができます。
    (5)
    監事は、監事監査の実効性ある監査意見を形成するため、公認会計士との連携を密にし、情報を得るものとします。
    (6)
    代表理事は、業務の適性を確保する上で重要な職務執行の会議への監事の出席確保、並びに必要な情報の提示に努めます。
    (7)
    代表理事は、定期的に監事と会合を持ち、事業と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り相互認識を深めます。
  7. 理事及び執行役員並びに職員の監事への報告に関する体制

    (1)
    理事及び執行役員並びに職員は、当組合及び子会社等の職務執行に関する重大な法令、定款違反、「行動基準」違反、もしくは不正行為の事実、又はその他当組合の事業目的の執行に重要な悪影響を及ぼす事実があることを発見したときは、速やかに当該事実を監事に報告します。監事への報告に当たって、報告者へ不利益がないことを確保します。
    (2)
    当組合は、内部統制システムの構築・整備状況に関する内部監査結果を監事の監査に供します。
    (3)
    当組合は、内部統制システムに重大な影響を加える意思決定を行ったときは、遅滞なく監事に報告します。
    (4)
    当組合は、内部統制システムの構築・整備状況について監事から報告や調査が要請されたときは、速やかにこれに応じます。
2011年9月25日制定
2018年5月10日改正